Algemeen
Omloop Kluisbergen vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Omloop Kluisbergen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als Omloop Kluisbergen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Omloop Kluisbergen vzw
Zetel: De Pacht 8 9690 Kluisbergen
Emailadres: gaby.roelens@telenet.be
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Omloop Kluisbergen vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
- Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen
- Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
- Het organiseren van (recreatieve) competities
- Het organiseren van andere activiteiten zoals sportieve en extrasportieve evenementen (contractuele grond)
- Promotie, PR en communicatie waaronder
- Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s
- Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (met toestemming)
- Het beheren van de clubwebsite
Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam
- Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
- Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
- Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
- Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contacformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/email contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Verstrekking van gegevens aan derden
Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij delen persoonsgegevens slechts met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Je persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.
Verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
- het verzorgen van de (financiële) administratie
- het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).
We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging confidentialiteit van je persoonsgegevens te waarborgen.
Ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
- Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
- Subsidiërende overheden
- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
Met deze parijjen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of weielijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privécontactgegevens (voor ouderlijke toestemming).
Hoe lang bewaren we de informatie?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan wat strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren die in deze privacyverklaring worden uiteengezet.
Op basis van de wet van 8 december 1992 verlenen wij je toegang tot de informatie die wij van je bijhouden. Je kan onjuiste gegevens steeds laten rechtzetten. Hiertoe kan je ons contacteren per e-mail via info@wandelen.be.